お店選びと日程の決め方
歓送迎会の幹事になると案内状の作成とか挨拶の順番や流れの確認、司会進行の文例のチェックなど多くの準備が必要になりこれらのことをきちんとしておけば当日スムーズに進めることができます。
歓送迎会の季節が近づくと初めて幹事を任されて司会進行をしないといけなくなるということもあります。
そういった時に司会をスムーズに行うことができるかどうかで素晴らしいものになるかどうかも決まってきます。
司会はとても重要なポジションになり司会進行がつっかえつっかえになってしまってはせっかくの場もしらけたものになってしまいます。
幹事に選ばれ司会をしないといけなくなった時には入念な準備が必要です。
まずは参加者のスケジュールの把握をしないといけませんし特に主賓となる人達のスケジュールは必ず押さえておかないといけません。
新入社員とか退職者、移動をする社員のスケジュールを確認してから重役の方たちのスケジュールを聞いて確認します。
日程が決まったあとは場所を決めないといけません。
基本的には融通がきく馴染みのお店を利用するのが安心です。
初めてのお店を利用する場合は勝手がわからずもたつく心配がありますが、よく知っているお店であれば歓送迎会であることを配慮してくれ何かと気を使ってくれる場合もあるからです。
お店側にはあらかじめ人数を伝えてプランを交渉したり、会費を決定する時に万が一キャンセルをする人が現れた場合の料金についても聞いておいたら安心です。
さらにお店に事前に歓送迎会であることを伝え、場の雰囲気とか席順なども決めておくととてもスムーズです。
幹事は当日早めの時間に会場入りすること
会の中では記念品とかお花の贈呈などもあるのが一般的です。
これはあらかじめ別の人に購入をしてもらうなど分担をすることがおすすめです。
幹事だからといって全て一人でやろうとすると大変なので頼める人には協力をしてもらうことで負担を減らすことができます。
その時には誰にどんな役割を任せたかが一目でわかるようなリストを作っておくと混乱することもなくなります。
そして常に確認を連絡を怠らないようにすることで当日バタバタするようなこともありません。
全体のプログラムとかシナリオを作る時には誰が挨拶をするかを決めてその人に依頼をしないといけません。
もちろん入社をする人とか退職をする人や異動する人にも挨拶をしてもらわないといけないのでそれもお願いしておかないといけませんし、新入社員にはわかりやすく自己紹介もきちんとするように伝えておくと親切です。
誰かに何かをお願いする時には、はじめにお伺いを立ててから了承を得てその上で依頼をするのが丁寧です。
幹事は歓送迎会当日は早めの時間に会場入りしておくのが一般的です。
場合によっては掲示するための式次第が必要になることもあるので、準備するべきかどうかを事前に確認しておかないといけません。
さらに音響材とか周辺機材のセッティングも忘れないようにしないといけませんし、当日はほかの出席者よりも一時間くらい早く行くと安心です。
会場の最終的な確認もしないといけませんし、集金が必要になる場合はその段取りがスムーズになるようにしておくべきです。
司会をする時の注意点
幹事を任され司会をすることになったら注意をしないといけないことがあります。
まず会場は会がスタートする前非常にざわついているのが一般的です。
ここで怯まずに大きな声で開会宣言をしてスタートすることが必要になります。
途中で歓談などがはじまり出席者にアルコールが入ってくると場は一層盛り上がってきます。
そうなると会場はさらにざわつきます。
でも新任者とか転任者の挨拶があることを宣言して注目を集めないといけないの、会場のざわつきに動揺することなく堂々と司会進行をしないといけません。
事前の準備では想定していなかったアクシデントが起こることもありますが、そういった時にはすべてを一人で解決しようとするのではなく上司など目上の頼れる人に相談をして指示を仰ぐようにすることが大切です。
歓送迎会はせっかく開催するものなので、主催する側も送られる側も歓迎される側もみんなが気持ちよく進められるものでないといけません。
司会の役目というのはその中でもとても重要です。
場が滞りなく進むかどうかは司会の腕にかかっていると言っても過言ではありません。
司会が達者であれば場の雰囲気はより一層いいものになりますし、幹事を任されたのであれば決して手を抜くことなく最後まで力を尽くして頑張らないといけません。
歓迎会や送別会に関わる全ての人としっかりと打ち合わせを行って、細かなことでも必要だと思うことはきちんと上司にお伺いを立ててから段取りをすることも必要になります。
その準備とか打ち合わせが当日の進行に活かされることは間違いありません。
歓迎される方にも送別される方にも残る方にも素晴らしい会だったと言ってもらえるように全力を尽くすことが幹事には必要です。
私も以前、幹事を任されたことがありお店選びが大変でした。
最終更新日 2025年5月8日 by ntwerpint
